当一个系统的内部分校业务越来越多，而且都是小量的零散订单，这时需要花费大量人力来做重复性流程工作。从这个方面，如何设计集采系统，让它提高效率呢？本文作者对此进行了分析，一起来看一下吧。
【资料图】
我们的内部分校业务越来越多，而且都是小量的零散订单，要花大量人力来做很多重复性流程性工作，希望这套产品能解决的问题：
1）不用再人工一单一单发货，让分校客户自己去系统下单，自动连接C端ERP和B端ERP系统发货，客户还可看到快递信息，运营伙伴就可以把更多的时间用于前端业务拓展和服务客户上，效率可以大大地提升；
2）客户下单、上级确认、订单确认和成本中心确认等全程线上化，这也可以大大节省财务老师的工作流程；
3）以前我们只能接分校的ToB订单，即只能物流发给分校。但还有一个业务场景，分校很多部门没有仓储和发货能力，希望我们来代发货，之前我们靠人力是无法支持这种toC代发采购的订单的，如果有了这个系统，这一部分业务也可以承接了，能真正实现供应链集成复用，并能给更多兄弟事业部赋能。
需求小结：
分校运营团队需集中采购图书采购过程人工操作，费时费力，成本高，易出错集团要求，内部采购需真实打款，财务透明化需符合“审计”对过程合规性的稽查产品预期：
快速下单，一键审批，全流程线上化数据安全、可视化系统联动，流程打通，信息透明，合法合规2. 现状分析根据用户心声的描述，对现有问题，可以归纳为以下两种诉求：
1）入仓采购诉求
目前运营老师一个月需要洽谈入仓采购内部合作金额高达200多万，但是每次进行下单、订单跟进、结算都是线下完成，需要运营老师自己去ERP系统查库存，再反馈给采购方，整个流程耗时较长，后期数据不好追溯，数据无法长期沉淀。
2）代发采购诉求
目前代发采购有很多的需求，但是因为代发采购需要去C端ERP系统手工下单，洽谈一次合作可能需要购买4000本书，但是每一本书都是不同的收货人，运营老师没有人力手动去下4000个订单，并且跟踪和反馈这批订单的难度极大。
场景描述：集团的各个分校，在教学的过程中，可能需要采购品牌图书。
场景举例：某个分校，在暑假期间，为了给学员进行强化训练，需要集中采购10000本《XXXXXX》的图书。这种情况下，是很难通过电商渠道的图书商城进行购买的，而且，这笔购书费用不能让采购老师自己掏腰包，需要走分校的“集团内部财务账户“进行统一的结算。
产品诉求：那么，基于这种场景，就需要一个系统来进行集中的批量采购，采购老师只需要选择需要采购的图书，确认收获信息、物流信息、发货清单等信息就可提交采购单了，费用问题通过集团内部账户对接扣款和划拨即可。
该场景的需求业务流程图如下：
2. 代发采购（2C场景的采购）场景描述：由于集团内有些部门或分校等，会不定期举办一些有奖赠送的活动，奖品可能涉及图书。
场景举例：某次活动有10000个用户参加，其中100人获奖了，需要给获奖者每人赠送一本《XXXXXX》的图书作为奖励，那么该活动组就需要分别给所处不同地点的100个用户分别各寄送1本图书。基于这样的业务场景，操作起来就非常费时费力，如果活动人数更大的话，就几乎不能靠人工实现。
产品诉求：如果能有一个针对该种情况或者类似情况的系统，从技术角度实现该功能，就能极大地节省人力物力，提高效率，且数据可储存、复用、沉淀，便于记录和追溯。
该场景的需求业务流程图如下：
本需求主要是内部采购业务需求，结合电商以及审批流程进行产品方案设计。暂未有明确的竞品。
在现有需求的基础上，我们对产品进行了长期的，分阶段的规划，主要分为四个阶段。前三个阶段，主要聚焦在产品的内部应用，满足集团2B2C的采购需求。从图书采购，逐渐拓展到其他品类的采购。长期来看，是希望能达到采购系统平台化，商业化的目的，实现系统的自盈利，自增长。
1. 一期阶段在1个月内完成集采系统MVP的版本的方案PRD落地、需求评审、UI设计和评审、前后端开发、联调、产品测试、验收和上线；为后续产品的有序迭代打下坚实的基础；跑通业务场景，满足运营诉求，当前千万级的GMV业务覆盖率超30%；2. 二期阶段希望通过在线化系统提升运营效能、减少财务的工作量、增加交易的安全性，并避免误操作；当前千万级的GMV业务覆盖率100%；彻底替代人工采购操作，全部迁移线上化；3. 三期阶段系统全流程打通，内外部系统运作更加敏捷顺畅；满足更多业务场景，支持更多采购需求，拓展到集团的其他品类采购；预期带来2～3倍的GMV增长；4. 长期目标外购系统平台化，商业化，为更多外部小B业务的采购提供支持；实现采购平台的自盈利、自增长。面向我们的用户，各分校在不同阶段，都需要进行图书的采购，主要有入仓（集中入仓再分发）和代发（一次性分发给用户）两种采购模式。确定好采购方案后，在集采系统进行采购操作，在这个过程中，需要通过集团共享的通讯系统、商品库、OMS、ERP、财务费控系统、BPM审批流程等系统的交互和支持。
在完成采购操作后，商品出库，经过物流的配送，用户收货确认，并进行系统结算。整个过程需要集团审计的参与和监控，全流程线上化。
总之，就是需要提供一个一站式的图书采购业务的PC商城。实现了全流程线上自动化，省人耗、提效能、降风险、重数据，使采购业务高效安全。 此处的用户包含：
学生：获得学习资料；家长：为学生的学习和效果买单，对该类用户，主要是提升其满意度；老师：教学支持，需要教辅图书、教具、文具等。此处的分校包含，但不限于：培优、网校、小猴、集团客服团队等。
业务流程图如下：
根据该业务流程，可以分析得出产品的产品逻辑流程如下，主要分为：
2. 用户画像分析根据用户心声和需求场景的洞察得出，集采系统面向的典型用户画像，可以描述如下：
集采系统面向的用户可以抽象提取为集体画像，描述如下：
3. 角色交互关系该系统运营的过程中，主要涉及的角色有：
业务员角色：负责业务洽谈、采购咨询、客服等；采购员角色：通过集采系统进行采购操作；采购上级角色：审批采购行为；业务运营角色：审批采购行为；库房角色：收发货、出入库等；使用者角色：收货、反馈、评价、使用采购物品；财务角色：结算；以一次典型的采购操作为轴线，各角色前后互动形成了一个互动网络，绘图如下：
4. 产品系统构架图在流程梳理清楚，产品逻辑构建完成后，产品前后台的架构关系已经跃然纸上了，是指导产品开发的重要工程文件，如下：
5. 产品范围1）集采系统-PC端商城
PC商城提供全流程采购服务，包括：浏览检索商品、加入购物车、购物车管理、下单、确认信息、审批、订单管理、审批管理、结算确认等。
2）集采系统-管理后台
商品库管理价格管理订单管理财务对接审批管理用户管理用户分析采购分析数据中心交易管理库存预警角色与权限管理通用数据管理3）对接的第三方系统
①集团用户中心
该对接主要用于真实身份的登录和验证；
需要统一通过有效方式登录，需要获取用户相关数据；
数据维度：真实姓名、工号、邮箱、部门等。
②集团发票管理系统
集采系统的采购业务，提供正规的增值税普通发票，需要分校老师提供其所在公司主体、税号、开户行、电话、地址等信息；
为了更快捷安全地输入发票信息，采用系统对接的方式，集采系统提供集团所有收录的开发票信息；
采购员进行选择即可。
③集团费控中心
分校采购，不需要支付现金，通过内部财务结算；
内部结算对快捷的方式就是对接费控系统，将费控单据作为支付凭证，实现内部打款和结算；
采购员需要在采购之前，创建费控单据，在采购时，选择对应的费控单据即可；
费控单据后续的审批流程，在集采系统持续更新。
④集团通知助手
集采系统的审批流程，可通过集团助手消息推送的形式实现；
审批方收到消息，点击详情，即可跳转到系统的审批页面。
需求详情涉及企业产品，这里做简要处理，仅展示主要的节点的相关方案图，请理解。
1. 用户端1）登录：通过集团账号扫描或者账号密码登录
2）选择采购模式
3）浏览商品
4）功能页–商品详展示+加入购物车
5）功能页-购物车管理
6）采购单确认页（入仓采购）
7）审批流
8）费控对接
2. 后台系统1）商品管理
2）采购单管理
3）审批管理
从MVP版本开始，在2年时间内，陆续完成了30多个版本的迭代，基本实现了前两期的目标。
2. 成果数据从0~1产出web端图书采购平台，实现选购、下单、审批、发货和结算的全流程自动化，整体人校提升。
作者：Echo小姐，公众号：产品经理的逻辑与审美
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